Новини

Засвідчення вірності копій документів

13/04/2020

Способизасвідченнякопій документів

• нотаріальнезасвідченнякопії документа;
• засвідченнякопій документів посадовими особами органів державної влади;
• засвідченнякопії документа фізичною особою.

Нотаріальнезасвідченнякопії документа

Вчинення цієї нотаріальної дії є правовою гарантією охорони прав громадян і забезпечує подальшу реалізацію важливих для громадян прав і обов’язків. Однією з нотаріальнихдій, що вчиняються в державнихнотаріальних конторах, є засвідченнявірностікопій документів і виписок з них. У ст. 75 Закону України «Про нотаріат» встановлено, що нотаріуси, посадові особи органів місцевого самоврядування, які вчиняютьнотаріальні дії, засвідчуютьвірністькопій документів, виданихпідприємствами, установами і організаціями за умови, що ці документи не суперечатьзаконові, мають юридичне значення і засвідченнявірності їх копій не заборонено законом.

Умови засвідченнявірностікопій документів та виписок з них

·         відповідність документа з якого засвідчуєтьсявірністькопії, вимогам закону. Це означає, що документ не повинен суперечити закону як за змістом, так і за формою.

·         наявністьюридичного значення документа. Ця вимогавипливає з сутності цієї нотаріальної дії та означає, що документ, з якого засвідчуєтьсявірністькопії, повинен стосуватися прав і законних інтересів громадян, мати значення для подальшої їх реалізації, а отже, створюватипевніправові наслідки для громадянина.

·         засвідченнявірностікопії документа. Перевірка того факту, чи може нотаріус з представленого документа засвідчити копію.

Вимоги до документа, що посвідчується

Відповідність документа, з якого посвідчується копія, вимогам закону означає, що документ не повинен суперечитизаконові як за змістом, так і за формою. Документом, який суперечитьзаконові, визнається такий, зміст якого є протиправним. Юридичне значення документа, копія якого засвідчується, полягає в тому, що він стосується прав і законних інтересів громадян, має значення для подальшої їх реалізації та створюєпевніправові наслідки для громадянина.

Засвідченнякопій з копій документів

У деяких випадках виникаєнеобхідністьзасвідченнявірностікопії з копії документа. Така дія вчиняєтьсянотаріусом, посадовою особою органів місцевого самоврядування, якщо вірністькопіїзасвідчена в нотаріальному порядку або якщо ця копія видана підприємством, установою, що видала оригінал документа (ст. 76 Закону України «Про нотаріат»).

Засвідченнякопій документів посадовими особами органів державної влади

Засвідченнякопій документів, що видаються органами державної влади, здійснюється на підставі Стандарту № 55 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації». Установа може засвідчуватикопії лише тих документів, що створюються в ній. Копія документа виготовляється та видається тільки з дозволу керівника установи, його заступників або керівника структурного підрозділу. Винятки: установа може виготовлятикопії документів, виданих іншими установами (копіїдипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо), у разі підготовки цих документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідченняїхніхтрудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників.

Вимоги до засвідченнякопій документів посадовими особами органів державної влади

На лицьовомубоці у верхньому правому кутку першогоаркушакопії документа, яка засвідчується, проставляється штамп «Копія». Напис про засвідченнякопії документа проставляєтьсянижчереквізиту «Підпис» і складається з:

• слів «Згідно з оригіналом»;
• найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища;
• датизасвідченнякопії

Напис про засвідченнякопії документа скріплюєтьсяпечаткою із зазначенням найменування установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи.

Засвідченнякопії документа фізичною особою

Законодавством України не регламентований порядок засвідченнякопій документів фізичними особами. Рекомендується на таких копіяхпроставляти:

• відмітку «Згідно з оригіналом»;
• особистийпідпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище;
• датузасвідченнякопії.

Документи, копії з яких забороняєтьсязасвідчувати

Забороняєтьсязасвідчувати:

• правильністькопії (фотокопії) з документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть тощо). Також не допускаєтьсязасвідченняправильностікопії (фотокопії) з додатка без пред’явлення основного документа (наприклад, витяг із залікової відомості);
• партійні квитки, профспілковий, військовий квитки, депутатські та службовіпосвідчення тощо;
• документів, що видаються органами охорони здоров’я: довідкилікувальнихустанов про народження дитини, лікарняні свідоцтва і фельдшерськідовідки про смерть, довідки і висновки про наявність психічнихзахворювань;
• правильністькопії з документів, які містятьпідчистки та дописки, необумовленівиправлення, закреслені слова;
• вірністькопіїперепусток для проходу в установу, посвідчень про відрядженнявійськовослужбовців, довідок про перебування в партизанських загонах;
• документи, що написаніолівцем, містятьнечіткий, нерозбірливий текст, відбиток печатки стертий або такий, що не читається.
• трудові книжки у разі виїзду громадянина за кордон, ботрудові книжки не підлягають легалізації та вивозу за кордон. За запитамивидаютьсяархівнідовідки.

Оформлення виписки з документа

Посвідченнявиписки з документа є можливим теж за певної умови: якщо в документівміщено декілька не пов'язаних між собою питань, які можуть за своїмзмістоміснувати окремо одне від одного. Виписка має відтворюватиповний текст частини документа з певного питання. Для прикладу розглянемо порядок оформлення виписки з трудової книжки. Вона повинна міститиповний текст першоїсторінки із зазначенням назви документа, прізвища, імені та по батьковівласника, року народження, освіти, професії, а вже потімвикладаєтьсязмістзапису, необхідногогромадянинові.

Розмір ставок державного мита

Засвідчувати можна будь-яку кількість копій, реєструючи в реєстрі нотаріальнихдійкожну копію, надаючи кожній з них окремий номер у реєстрі та стягуючидержавнемито за кожну з них.

Згідно ст.3 декрету Кабінету Міністрів України "Про державнемито", розмір державного мита, яке стягуєтьсядержавниминатаріусами, посадовими особами виконавчих комітетів сільських, селищних та міських рад становить:

Отримати консультацію з правових питань можна у Миколаївському місцевому центрі з надання безоплатної вторинної правової допомоги, який працює за адресою: 54056, м. Миколаїв, вул. Космонавтів, 61, тел. (0512) 44-54-60, 44-54-61

Перейти на офіційну сторінку на Facebook можна за посиланням:https://www.facebook.com/1mykolaiv.centr.BVPD/

Цілодобово функціонує єдиний телефонний номер системи безоплатної правової допомоги – 0 800 213 103. Дзвінки зі стаціонарних та мобільних телефонів в межах України безкоштовні.

Ще більше консультаційна інформаційному ресурсіWikiLegalAid, який можна знайти за посиланням wiki.legalaid.gov.ua.

Місце розташування та контакти відділів бюро правової допомоги:

https://mykolaiv.legalaid.gov.ua/ua/miscevi-centri/pershyi-mykolaivskyi-mistsevyi-tsentr-z-nadannia-bezoplatnoi-vtorynnoi-pravovoi-dopomohy

Всі новини →